Сайт дистанционных консультаций  для студентов заочной формы обучения товароведческого факультета ФГОУ ВПО ИВМ ОмГАУ специальностей "Товароведение и экспертиза товаров" и "Стандартизация и сертификация".

Лекция №2

Тема: Организация делопроизводства

План:

1.Прием и передача документов

2.Регистрация документов

3. Контроль исполнения документов.

1.Прием и передача документов

Прием и передача документов осуществляется следующим образом:             

2.Регистрация документов

Регистрация документов- это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующего факт его создания, отправления или получения.

При получении документов:

1.     Проверяется правильность доставки.

2.     Конверты вскрываются за исключением конвертов с маркировкой �Лично�.

3.     Проверяется комплектность документов.

4.     У факсов проверяется качество текста.

 

На всех документах ставится штамп содержащий дату получения документа (при необходимости время), валовый порядковый номер.

Поступившие документы делятся на требующие регистрации и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы определяются по перечню для данной организации и сразу передаются по назначению.

Регистрируются документы, поступающие в организацию, отправленные из нее и внутренние.

Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние в день подписания.

Регистрация входящих документов включает в себя :

-Дату получения

-Валовый номер

-Корреспондент

-Дата отправления

-Номер документа, присвоенный отправителем

-Краткое содержание

-Автор резолюции

-Текст резолюции

-Исполнители

-Срок исполнения

-Ход исполнения

-Дата исполнения

-Номер дела, куда подшит документ

-Вид документа

-Количество листов

-Количество приложений

Регистрационная форма исходящих документов аналогична со следующими отличиями:

-Указывается подразделение, подготовившее документ

-Исходящий номер

-Дата (утверждения, подписания, отправления)

-Исполнитель

Форма регистрации внутренних документов включает в себя :

-Регистрационный номер внутреннего документа

-Вид документа

-Дата документа

-Количество листов документа

- Количество листов приложений

-Заголовок документа

-Подразделение, ответственное за использование документа

-Исполнитель

-Срок исполнения

-Отметка об исполнении

-Ход исполнения

-Номер дела, в котором подшит документ.

3.Контроль исполнения документов.

Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов,  информирование руководителя.

Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Процедура технологии ведения контроля за сроками:

-Фиксация всех поставленных на контроль документов

-Проверка своевременного доведения документа до исполнителя

-Корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документов от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (ход исполнения)

-Напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений.

-Информирование руководителя о состоянии и ходе исполнения документов

-Внесение данных об исполнении документов

-Анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Различают несколько видов контроля документов:

-Текущий контроль- осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминанию исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом

-Предупредительный контроль- отличается от текущего тем, что он проводится по документам , срок исполнения которых истекает через 2-3 дня, и таким образом у сотрудника остается время для окончательного решения вопроса.

-Снятие документа с контроля- осуществляется только после полного исполнения документа.

-Итоговый контроль- представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации фирме и ее структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом за отчетный период (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально).