Сайт дистанционных консультаций для студентов заочной формы обучения товароведческого факультета ФГОУ ВПО ИВМ ОмГАУ специальностей "Товароведение и экспертиза товаров" и "Стандартизация и сертификация".
Лекция №1
Тема: Правила подготовки и оформление документов
План:
1.Установка параметров страницы
2.Конструирование бланка организации
3.Использование грифов
4. Способы создания документов. Этапы составления индивидуальных документов
1.Установка параметров страницы
Установка параметров страницы в текстовом редакторе производится через пункт меню Файл--->Параметры страницы.
С помощью раздела устанавливаются поля, переплет, книжная или альбомная ориентация листа, размер и источник бумаги.
2.Конструирование бланка организации
Конструирование бланка организации ведется в соответствии с требованием ГОСТ Р 6.30-97. Разные виды бланков могут строится из следующих реквизитов:
-
Государственный герб РФ.
-
Герб субъекта РФ.
-
Эмблема или товарный знак.
-
Код организации.
-
Код формы документа.
-
Наименование организации.
-
Наименование вида документа.
-
Место даты.
-
Место регистрационного номера.
-
Место ссылки на регистрационный номер и дату инициативного документа.
-
Место для текста документа.
Общая схема документа
Эмблема или товарный знак
Наименование вида документа.
Дата и номер регистрации.
Ссылка на номер и дату запроса
3.Использование грифов
-
Гриф ограничения доступа согласно закона РФ О государственной тайне устанавливает три степени секретности:Особой важности, Совершенно секретно, Секретно и располагается у верхней границы текстового поля.
-
Адресование- адресат указывается в правой верхней части документа.
-
Утверждение-гриф состоит из слова Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица, места для личной росписи и ее расшифровки и даты утверждения.
-
Подписание. Реквизит подписи состоит из указания должности, росписи и ее расшифровки. Располагается внизу документа.
-
Согласование. Подлежат документы, выполнение которых связано с несколькими организациями или подразделениями. Согласование бывает внутренним и внешним. Если визирование документа имеет юридическое значение, то необходимо использовать лист согласования.
4.Способы создания документов. Этапы составления индивидуальных документов.
Создание документов проводится в текстовом редакторе . Как правило стандартные документы организации формируются в виде бланков-шаблонов(документов с реквизитами без содержания). Если же содержание документа не подходит ни под один, то составляется так называемый индивидуальный документ.
Этапы составления индивидуальных документов:
-
Изучение законодательной базы, нормативно-технической документации.
-
Изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам в своей и вышестоящей организации.
-
Сбор данных по конкретной ситуации.